W myśl zasady, pisz tylko kiedy masz o czym. Czasem milczenie jest złotem...

Organizator - Człowiek Orkiestra

1 stycznia zorganizowałem swoje trzynaste zawody biegowe. XI Śląski Maraton Noworoczny "Cyborg" był najciekawszym wyzwaniem z jakim do tej pory miałem do czynienia. Nietypowa formuła, nieco utrudniona logistyka z uwagi na termin i pogodę. Nie mówiąc o konieczności poświęcenia własnego Sylwestra i Nowego Roku. W wielkim błędzie jest jednak ten, kto myśli, ze organizacja zawodów dla setek biegaczy to bułka z masłem. Niektórym wydaje się, ze to proste, łatwe i przyjemne, pół dnia roboty i gotowe. A jak jest naprawdę? Czy uczestnicy mają rzeczywiście prawo, by mieć roszczeniową postawę wobec organizatorów? Czy jest coś co wynagradza wysiłek organizatorów i wolontariuszy? Z pewnością nie są to pieniądze, choćby nie wiadomo jak duże.

Oto kilka przemyśleń które naszły mnie, gdy dwa dni po zawodach myliśmy z Eweliną podłogę w biurze zawodów. Praca organizatora to nie tylko wręczanie nagród na podium, uściski dłoni i przyjemne pogawędki w trakcie imprezy. Przyjrzyjmy się ile różnych funkcji musi połączyć ze sobą organizator prawie każdych zawodów.

1. Planista/analityk/logistyk - biegowi należy nadać kształt, wymyślić jego nazwę, termin, miejsce, oszacować potencjał, przygotować harmonogram działań, przemyśleć bazę zawodów, czy ich trasę, a także rozsądnie zaplanować wpisowe i to co klienci (uczestnicy) otrzymają w zamian.

2. Grafik/marketingowiec - imprezie należy nadać chwytliwą i atrakcyjną oprawę, począwszy od nazwy, przez formułę, skończywszy na projekcie nagród, plakatów, ulotek itp. itd.

3. Telemarketer/negocjator/dyplomata - organizacja zawodów to niezliczone dziesiątki telefonów i wizyt w różnego rodzaju miejscach w których trzeba załatwić wszystko co niezbędne, często mając za atut jedynie własną asertywność, odwagę i tak zwane "gadane". Bardzo często trzeba wiele rzeczy wynegocjować, czy wytargować, tak by finalne koszty nie przerosły zysków.

4.  Przedstawiciel handlowy/menedżer - o tak, praca u podstaw, to bardzo dużo jeżdżenia, dzwonienia, pisania w poszukiwaniu sojuszników, partnerów, sponsorów.

5. Prawnik - czasem liczba pism i formalności które trzeba spełnić jest naprawdę ogromna.

6. Kierowca/kurier/tragarz - żadne poważne zawody nie odbędą się bez setek, a czasem nawet tysięcy przejechanych kilometrów, często najróżniejszymi samochodami.  Oprócz jeżdzenia, organizatora czeka też cała masa dźwigania i przewożenia różnych rzeczy z punktu A do punktu B, a potem z powrotem do A. To również prawie gwarantowany ból pleców.

7. Księgowy - bez solidnej matematyki nie ma żadnego biegu. Samo odznaczanie wpłacających uczestników to już niezła gimnastyka. Każdy dzień od pomysłu do kilku dni po zawodach, to dzień z kartką w ręku.

8 .Sprzątaczka/śmieciarz - po każdym biegu jest całe mnóstwo sprzątania. Od "rozbierania" linii startu/mety, po czyszczenie muszli klozetowych, czy wpychanie śmieci do kontenerów.

9. Specjalista ds. zakupów hurtowych i hazardu - to nie jest "kaszka z mleczkiem" wymyślić ile potrzeba wody, czy bananów dla określonej liczby uczestników. Jak zrobić, aby nie było za mało, ale też żeby nie zostać z setką czekolad, bananów, czy papierów toaletowych?

10. Ochroniarz - organizatorzy czuwają nie tylko nad przebiegiem imprezy, ale też nad bezpieczeństwem uczestników i ich rzeczy w depozycie.

11. Mierniczy/tropiciel/graficiarz - przygotowanie trasy biegu, tak aby była bezpieczna i przejrzysta dla uczestników, a jednocześnie miała określony dystans, to czasem ogromna gimnastyka dla mózgu. Czasem można się również wykazać zdolnościami malarskimi i graficznymi.

12. Meteorolog - o tak, bez dobrego "nosa" do pogody nie jest łatwo w tej "branży". Organizatorzy muszą być gotowi "w blokach startowych" i mieć przygotowane warianty na różne warianty pogodowe.

13. Didżej/Wodzirej/Konferansjer - żaden organizator nie może być ponurym mrukiem, który nie umie powiedzieć kilku składnych zdań do mikrofonu. Czasem trzeba to połączyć z umiejętnościami didżejskimi czy dobrym poczuciem humoru, tak aby niejednokrotnie zmarznięci lub przemoczeni uczestnicy się nie nudzili i potrafili wytrzymać jakiś czas przed sceną.

14. Sędzia - każde zawody muszą mieć regulamin, który powinien mieć tak zwane "ręce i nogi". Wierzcie lub nie, ale uczestnicy potrafią się doczepić do wszystkiego czego nie ujmiecie w regulaminie. Oprócz tego, trzeba umieć ten regulamin egzekwować i sprawiedliwie stosować.

15. Detektyw - bywa i tak, że znajdzie się grupa (mniejsza lub większa) delikwentów, którzy będą chcieli okraść organizatora i uczciwych uczestników. Najczęściej kradzież ma formę wystartowania w zawodach bez opłacenia startowego (np. z fałszywym numerkiem startowym) i skorzystania ze wszystkich świadczeń np. medalu, posiłku, bufetów na trasie itp. Nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie tego procederu, ale można go ograniczać dzięki czujności wolontariuszy i organizatorów.

16. Pan "lotto" - często jedną z ról organizatora jest przeprowadzanie konkursów z nagrodami w taki sposób by były sprawiedliwe, przejrzyste i emocjonujące.

17. Barman/bufetowy - przygotowanie bufetu na trasie to często nie lada wyzwanie. Czasem produkcja napojów i przekąsek trwa pełną parą przez kilka godzin.

18. Elektryk - bardzo często okazuje się, że w błyskawicznym czasie trzeba wymyślić które kable do czego pasują i jak coś ma zadziałać. Jeszcze częściej okazuje się, że coś nie działa jak powinno i trzeba wymyślić szybką alternatywę. Prąd to bardzo groźny sojusznik organizatora.

19. Pakowacz - jak myślicie, ile czasu sprawnej ekipie pakującej zajmuje zrobienie np. 500 reklamówek z np. 10 rzeczami w środku? W zależności od strategii odpowiedzi mogą być bardzo różne...Grunt, żeby dobrze się przy tym bawić.

20. Ratownik/kierowca karetki - czasem zdarzy się, że trzeba kogoś pilnie zwieźć z trasy i organizator musi liczyć się z koniecznością szybkiego przywiezienia uczestnika lub wysłania do niego ratownika.

21. Dziennikarz/Rzecznik prasowy - każde zawody to masa pisania, publikacji, tworzenia tekstów, czasem wywiadów radiowych i telewizyjnych. Dobrze jest mieć w miarę lekkie pióro i nie wstydzić się wypowiedzi.

22. Konsultant - ilu uczestników, tyle pytań i odpowiedzi. Od pierwszego dnia od pomysłu do kilku dni "po" trzeba czytać pytania biegaczy i na nie sprawnie odpowiadać, tak aby nikt nie czuł się pokrzywdzony lub niedoinformowany.

23. Generał ;) - ktoś w końcu musi ustalić strategię i pilnować jej realizacji.

Gdyby się lepiej zastanowić, to pewnie znalazłoby się jeszcze kilka funkcji, które bardzo często skupia na sobie jedna lub kilka osób organizujących zawody. Mając świadomość tego, jak ciężką jest praca Organizatora, wygląda na to, że nie ma czegoś takiego jak zbyt wysokie opłaty startowe, gdyż bardzo często tym ludziom po prostu należy się godziwa zapłata za nieustający wysiłek, zarówno fizyczny jak i psychiczny. Wierzcie lub nie, ale tydzień przed imprezą, to głównie nieprzespane noce i nerwy. Zastanawianie się nad tym o czym zapomnieliśmy lub co może się nie udać. Dzień zawodów to bardzo często dzień kiedy nie mamy czasu ani ochoty by coś zjeść, a pod wpływem adrenaliny zapominamy o wizytach w toalecie. To również około setki telefonów w ciągu jednego tylko dnia.

Nie przedłużając. Warto poświęcić chwilę na refleksję, nim skrytykujemy jakiś bieg lub zaczniemy narzekać na wysokość wpisowego. Regeneracja po zawodach praktycznie zawsze zajmuje mniej czasu uczestnikom niż organizatorom. Często mija kilka dni, nim Ci ludzie porządnie odeśpią pracę którą włożyli by zrobić coś dla nas wszystkich, uczestniczących w zawodach. Wierzcie lub nie, ale ich motywacją do robienia kolejnych zawodów nie są pieniądze, ale uśmiechnięte twarze i pozytywne pobiegowe komentarze. Satysfakcja z robienia czegoś wspaniałego dla innych. Pamiętajmy o tym.

Mateusz Banaś